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Con el incremento reciente de las bases de cotización, y por ende de la cuota, muchos autónomos estarán pensando: “toca pagar más”. Y por lo tanto, compensar ahorrando en otros gastos. En este artículo os dejamos con las claves para reducir los costes más habituales.

Pagar a proveedores, a colaboradores, invertir en mejoras en el local o en la web, suministros como el agua y la electricidad, la gasolina… todos los meses, las facturas llaman a tu puerta. Indefectiblemente. Y ahora, además, la cotización ha subido y, con ella, la cuota. Así que muchos de los más de 3 millones de trabajadores por cuenta propia españoles tendréis un pensamiento común: ¿cómo reducir los gastos del autónomo?

Si de algo estamos seguros es de que no existe una fórmula mágica, válida para todos y en todas las situaciones. Sin embargo, sí se pueden establecer una serie de medidas generales destinadas a recortar los gastos del autónomo. Concretamente, queremos darte 7 claves que pueden ayudarte. Quizá no todas sean aplicables a tu caso, pero sí, al menos, varias de ellas:

1. Control de gastos

Se suele decir que lo que no se mide no se puede mejorar. Y también, que hasta un reloj parado acierta dos veces al día. Por eso, aunque creas tener en tu cabeza la estimación perfecta y pienses que no es necesario tener un control absoluto de los gastos, será mucho más fácil recortarlos si los tienes totalmente identificados. Seguro que te llevas más de una sorpresa.

Por esto, la primera recomendación es clara: controla tus gastos al detalle, los fijos y los eventuales. Es el paso inicial para ser consciente de cuáles son los gastos que puedes recortar, los que puedes renegociar y aquellos que son compensables, o no, con los ingresos esperados.

Nuestra sugerencia es que todos los movimientos queden registrados y que haya una persona que, entre sus funciones, tenga la del control del gasto. 

2. Deducciones de los gastos del autónomo

Un punto clave en un plan de ahorro y reducción de gastos de un trabajador por cuenta propia es saber, al pie de la letra, qué desembolsos son deducibles según la legislación vigente. En este sentido, en los últimos años se han producido cambios que conviene tener muy en cuenta. Por ejemplo, desde hace algunos meses puedes deducirte el IRPF de las dietas y la manutención, siempre y cuando:

  • Sea un gasto vinculado a tu actividad y generado en días laborables
  • Estés en posesión de la factura asociada al gasto
  • El abono se haya realizado de forma telemática

Pero los de dietas no son los únicos gastos del autónomo deducibles. Entre otros, entran dentro de esta categoría los realizados en el extranjero, la cuota, los gastos bancarios, algunos tributos, las primas de seguros, los salarios o los asociados a contratos mercantiles, todos ellos sin necesidad de justificarlos con una factura; y otros que sí deberán contar con justificante, como el alquiler del local, los gastos de mantenimiento y conservación, los asociados a profesionales externos o el teléfono móvil, entre otros. También, por supuesto, los gastos del vehículo.

Desgravar todos estos gastos puede ayudarte a equilibrar tus cuentas a final de mes y al cierre del ejercicio, pues pagarás menos impuestos.

3. Si necesitas contratar, contempla las bonificaciones

Es posible que necesites una, o varias, manos en tu negocio. Será en ese momento cuando debas plantearte contratar. Pues bien, puedes hacerlo de la manera usual, teniendo en cuenta, eso sí, los costes vinculados a la contratación, o valorar algunos de los supuestos en los que existen bonificaciones para esta operación. Lo cierto es que, tras el último Real Decreto Ley, se han derogado algunas de estas ayudas, por lo que no está de más repasar cuáles son los supuestos que actualmente están bonificados:

  • Personas con discapacidad
  • Víctimas de la violencia de género o del terrorismo
  • Familiares de hasta segundo grado de consanguinidad
  • Personas en exclusión social
  • Beneficiarios del Sistema Nacional de Garantía Juvenil
  • Desempleados menores de 30 años en situación de desempleo y con contrato de formación
  • Contratos de prácticas, sustitución o relevo a trabajadores procedentes de ETT en empresas de menos de 50 trabajadores

4. Planifica el ahorro

Comenzar el ejercicio estimando los ingresos del año no es algo extraño. De hecho, raro es que un emprendedor o autónomo no lo haga. Sin embargo, no todos elaboran un plan de ahorro. Esta herramienta será muy útil no solo para saber cuándo podrás tener el suficiente dinero disponible para hacer una inversión o abrir una nueva línea de negocio, sino también para controlar tus gastos de forma más pormenorizada y, sobre todo, de forma más consciente. Porque el plan de ahorro depende tanto de los ingresos como de los gastos.

5. Permanece atento a las posibles bonificaciones que te puedan corresponder

Aunque seguro que ya lo tienes en el radar, lo cierto es que el colectivo de los autónomos cuenta con diversas bonificaciones. Estas dependen de múltiples factores o situaciones. A continuación detallamos algunas. Si estás en una de estas casuísticas, has de saber que acogiéndote a ellas puedes reducir tus gastos impositivos:

  • Tarifa plana del autónomo. Hasta el pasado mes de diciembre se pagaban 50 euros al mes. Con el nuevo Real Decreto Ley, la tarifa plana sube a 60 euros. A pesar del incremento, está lejos de los 283,3 euros mensuales que paga un trabajador por cuenta propia que cotice por la base mínima
  • Mujeres menores de 35 años u hombres menores de 30, también pueden aprovecharse de la tarifa plana
  • Baja de maternidad y paternidad
  • Autónomos con discapacidad en un grado mayor o igual al 33%
  • Víctimas de la violencia de género o el terrorismo
  • Trabajadores por cuenta propia del sector agrario
  • Autónomos colaboradores o familiares
  • Autónomos pluriempleados

6. Digitaliza la publicidad y la gestión diaria

La Digitalización no figura entre las principales preocupaciones de los autónomos, profesionales y pequeñas empresas. Sin embargo, sí está entre sus prioridades ser sostenibles económicamente. Y eso pasa por reducir los gastos del autónomo, algo a lo que puede contribuir, y mucho, digitalizar algunos de tus procesos y tareas.

Por ejemplo, dejar atrás lo archivadores llenos de contratos y documentación de clientes para almacenarlos en Google Drive o en un CRM gratuito como pueden ser Zoho o Suma, pues ambos disponen de versiones sin coste. Con esta medida ahorrarás en papel, pero también en material de oficina. En la misma línea, digitalizar tus facturas tendrá los mismos beneficios.

Además, ya sabrás que hay muchos trámites con la Administración que ya puedes realizar de forma telemática. Por ejemplo, a través del Sistema RED. Así, evitarás desplazamientos a las sedes de AEAT y Seguridad Social, con el ahorro en billetes de transporte público o gasolina que conlleva.

Por último, si estás decidido a publicitar tus servicios, recuerda que las redes sociales son un canal muy efectivo. A buen seguro, más que otros tradicionales como las cuñas en radios locales o la cartelería. Ten en cuenta que las posibilidades de segmentación para llegar al público objetivo que tienen las plataformas sociales no las tienen otros medios. Será, por lo tanto, una manera de anunciarse más efectiva, más económica y con mayores posibilidades de retorno. Te damos algunas pistas para crear tu primer anuncio en Facebook e Instagram.

7. Ahorro energético y en suministros

Este punto quizá sea el más conocido entre todos los autónomos que, como tú, quieren o deben reducir sus gastos. Sin embargo, no está de más recordar que es necesario, siempre que sea posible, destinar una parte de tu tiempo a buscar y comparar cuáles son los mejores proveedores de energía y las ofertas que más se ajustan a tus necesidades. El energético es uno de los costes más importantes para los negocios, por lo que toda ayuda es poca para recortar.

Además, implementar en tu oficina o local una serie de buenas prácticas te ayudará a disminuir los costes.

Aplicar estas 7 claves o todas las que sean posibles al día a día de tu negocio te permitirá cumplir con un propósito tan recurrente como difícil de conseguir: pagar menos para mejorar la rentabilidad.[:en]

With the recent increase in the contribution bases, and therefore in the quota, many self-employed will be thinking: «it’s time to pay more». And therefore, compensate by saving on other expenses. In this article we leave you with the keys to reduce the most common costs.

Pay suppliers, collaborators, invest in improvements in the local or web, supplies such as water and electricity, gasoline … every month, bills knock at your door. Indefectibly. And now, moreover, the price has risen and, with it, the quota. So many of the more than 3 million self-employed Spaniards will have a common thought: how to reduce the expenses of the self-employed?

If there is one thing we are sure of, it is that there is no magic formula, valid for everyone and in all situations. However, it is possible to establish a series of general measures aimed at cutting the expenses of the self-employed. Specifically, we want to give you 7 keys that can help you. Perhaps not all of them are applicable to your case, but at least some of them are:

1. Control of expenses

It is often said that what is not measured cannot be improved. And also, that even a stopped clock gets it right twice a day. Therefore, even if you think you have the perfect estimate in your head and think that it is not necessary to have absolute control of expenses, it will be much easier to cut them if you have them fully identified. I’m sure you’ll get more than one surprise.

For this reason, the first recommendation is clear: control your expenses in detail, the fixed ones and the eventual ones. It is the initial step to be aware of which expenses you can cut, which you can renegotiate and which are compensable, or not, with the expected income.

Our suggestion is that all the movements are recorded and that there is a person who, among his functions, has the control of the expenditure.

2. Deductions from self-employed expenses

A key point in a self-employed person’s savings and cost reduction plan is to know, to the letter, which disbursements are deductible under current legislation. In this sense, in recent years there have been changes that should be taken very much into account. For example, in recent months you have been able to deduct personal income tax from per diems and maintenance, as long as it is:

Is an expense linked to your activity and generated in working days
You are in possession of the invoice associated with the expense
The payment has been made telematically
But dietary expenses are not the only expenses of the autonomous deductible. Amongst others, this category includes those incurred abroad, contributions, bank charges, certain taxes, insurance premiums, salaries or those associated with commercial contracts, all of which do not need to be justified with an invoice; and others that do need to have proof, such as the rental of the premises, maintenance and conservation expenses, those associated with external professionals or the mobile phone, among others. Also, of course, the costs of the vehicle.

Deducting all these expenses can help you balance your accounts at the end of the month and at the end of the year, as you will pay less tax.

3. If you need to contract, consider the bonuses

You may need one or more hands on your business. It will be at that time when you should consider hiring. Well, you can do it in the usual way, taking into account, of course, the costs associated with hiring, or assess some of the assumptions in which there are bonuses for this operation. The truth is that, after the last Royal Decree Law, some of these grants have been repealed, so it is not superfluous to review which are the cases that are currently subsidized:

Disabled people
Victims of gender-based violence or terrorism
Relatives up to the second degree of consanguinity
People in social exclusion
Beneficiaries of the National Youth Guarantee System
Unemployed persons under 30 years of age who are unemployed and have a training contract.
Internship, substitution or relief contracts for workers coming from temporary employment agencies in companies with less than 50 workers.

4. Plan your savings

Starting the exercise by estimating the year’s income is not uncommon. In fact, it is rare for an entrepreneur or self-employed person not to do so. However, not everyone develops a savings plan. This tool will be very useful not only to know when you will have enough money available to make an investment or open a new line of business, but also to control your expenses in a more detailed and, above all, more conscious way. Because the savings plan depends on both income and expenses.

5. Stay tuned for any bonuses you may be entitled to

Although you are probably already on the radar, the fact is that the self-employed group has several bonuses. These depend on multiple factors or situations. Here are some of them. If you are in one of these cases, you should know that by taking advantage of them you can reduce your tax expenses:

Flat rate for the self-employed. Until last December, 50 euros per month were paid. With the new Royal Decree Law, the flat rate rises to 60 euros. Despite the increase, it is far from the 283.3 euros per month paid by a self-employed worker who contributes to the minimum base.
Women under 35 or men under 30 can also take advantage of the flat rate.
Maternity and paternity leave
Self-employed persons with a degree of disability greater than or equal to 33%.
Victims of gender-based violence or terrorism
Self-employed persons in the agricultural sector
Self-employed collaborators or family members
Multi-employed freelancers

6. Digitizes advertising and daily management

Digitization is not one of the main concerns of the self-employed, professionals and small businesses. However, it is one of their priorities to be economically sustainable. And that means reducing the expenses of the self-employed, something to which they can contribute, and a lot, digitizing some of your processes and tasks.

For example, to leave behind the file cabinets full of contracts and documentation of clients to store them in Google Drive or in a free CRM like Zoho or Suma, because both have versions without cost. With this measure you will save on paper, but also on office supplies. On the same line, digitizing your invoices will have the same benefits.

In addition, you will already know that there are many procedures with the Administration that you can already carry out online. For example, through the RED System. In this way, you will avoid trips to AEAT and Social Security offices, with the savings in public transport or petrol tickets that this entails.

Finally, if you are determined to advertise your services, remember that social networks are a very effective channel. Surely, more than other traditional ones such as wedges on local radios or posters. Keep in mind that the possibilities of segmentation to reach the target audience that social platforms have do not have other means. It will therefore be a more effective, cheaper and more returnable way of advertising. Here are some clues to create your first ad on Facebook and Instagram.

7. Saving energy and supplies

This point is perhaps the best known of all the self-employed who, like you, want or must reduce their expenses. However, it is not superfluous to remember that it is necessary, whenever possible, to spend a part of your time looking for and comparing the best energy suppliers and the offers that best suit your needs. Energy is one of the most important costs for businesses, so all help is little to cut.

In addition, implementing a series of good practices in your office or premises will help you reduce costs.

Applying these 7 keys or as many as possible to the day-to-day running of your business will allow you to fulfil a purpose that is as recurrent as it is difficult to achieve: pay less to improve profitability.

Fuente:infoempresas[:]

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